Datenschutz bei der Kursanmeldung
In diesem verfahrensspezifischen Datenschutz-Steckbrief geben wir Ihnen eine Übersicht zu der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten nach den Regelungen der
EU-Datenschutzgrundverordnung (Art. 13, 14 DSGVO).
EU-Datenschutzgrundverordnung (Art. 13, 14 DSGVO).
Wir verarbeiten Ihre Daten zu dem Zweck:
- Teilnehmendenverwaltung (An-, Ummeldungen und Stornierungen, Reservierungen usw.) im Rahmen von Präsenz- wie auch Online-Veranstaltungen
- Anlage und Verwaltung der VHS-Accountinhaber*innen
- Abrechnung der Entgelte inkl. Nebenkosten wie Material- und Kopierkosten
- Bewertungsmöglichkeiten durch Teilnehmende in anonymisierter Form
- Statistische Auswertung in anonymisierter Form
- Überblick über gemerkte Veranstaltungen (bei Accountinhaber*innen)
- Veranstaltungshistorie
Wir verarbeiten folgende Daten (Datenkategorien) von Ihnen:
- Kontaktdaten (Teilnehmer*in)
- Kontaktdaten (Zahlungspflichtige*r)
- Bankdaten (Zahlungspflichtige*r)
- Veranstaltungsdaten
- Abrechnungsdaten
- Weitere gesetzlich vorgeschriebene Daten im Rahmen der Teilnehmendenverwaltung und Abrechnung, zum Beispiel mit dem Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF)
Wir erhalten Ihre Daten wie folgt (Herkunft):
- Durch Antragstellung oder in sonstiger Weise von Ihnen selbst
- Durch Dritte, hier Projektträger
Wir geben Ihre Daten folgendermaßen weiter:
- Dozierende (im Rahmen von Anwesenheitslisten Vorname, Name und Telefonnummer für den Fall einer kurzfristigen Terminabsage, die nicht mehr über die VHS kommuniziert werden kann)
- Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF) gemäß der gesetzlichen Vorgaben
- Sprachprüfungsinstitute (zum Beispiel Telc, Goethe-Institut, Cambridge English Exams und Gesellschaft für Akademische Studienvorbereitung und Testentwicklung e. V.)
- Amtsgericht Euskirchen im Rahmen von Mahn- und Vollstreckungsverfahren
- An Gerichtsvollzieher im Rahmen von Vollstreckungsverfahren
- Falls die Aufgabenwahrnehmung mit Geldleistungen (Ein- oder Auszahlungen) verbunden ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an die Stadtkasse zur Verarbeitung weitergegeben.
- Nach dem Gesetz über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande Nordrhein-Westfalen (ArchivG NRW) müssen nach Ende der Aufbewahrungsfrist Sachakten (ggf. auch mit Ihren personenbezogenen Daten) dem historischen Archiv der Stadt Köln angeboten werden. Das Archiv entscheidet über eine eventuelle Archivierung der Akten.
- Ggf. erfolgende Anfragen von Polizei, Staatsanwaltschaft und Gerichten
- Berechtigte Anfragen von Dritten nach den Regelungen für die Datenübermittlung nach § 8 Datenschutzgesetz des Landes Nordrhein-Westfalen (DSG NRW)
Ihre Daten werden nicht gesammelt und ausgewertet, um Persönlichkeits-, Verhaltens-, Bewegungsprofile oder Ähnliches von Ihnen zu erstellen, das heißt, es findet kein Profiling statt.
Ihre Daten werden bei uns
- mit cmxOrganize (Seminarverwaltungssoftware) verarbeitet und
- in der Regel nach 10 Jahren gelöscht, wenn keine weiteren gesetzlichen Vorgaben entgegenstehen (z. B. im Rahmen von Mahn- und Vollstreckungsverfahren oder Abrechnungen über EU-Fördermittel)
Die rechtliche Grundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist
- Art. 6 Abs. 1 S.1 Buchstabe b DSGVO. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist für die Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen.
Sowie
- Art. 6 Abs. 1 S.1 Buchstabe e DSGVO i. V. m. dem Weiterbildungsgesetz Nordrhein-Westfalen und der Entgelt- und Benutzungsordnung der Volkshochschule Köln
Verantwortlicher (verantwortliche Stelle nach Art. 4 Ziff. 7 DSGVO) ist die
Stadt Köln
Amt für Weiterbildung
Im Mediapark 7
50670 Köln
E-Mail: vhs@stadt-koeln.de
Telefon: 0221/221-25600
Fax: 0221/221-23803
Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, erreichen Sie den behördlichen Datenschutzbeauftragten der Stadt Köln wie folgt:
Datenschutzbeauftragter der Stadt Köln
Stadthaus Deutz – Westgebäude
Willy-Brandt-Platz 2
50679 Köln
Telefon: 0221/221-22457 oder 0221/ 221-32962
Sie haben das Recht,
- Auskunft über die bei uns gespeicherten Daten zu erhalten,
- eine Einwilligung (sofern erteilt) zu widerrufen oder der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen,
- dass unrichtige Daten über Sie bei uns berichtigt werden,
- dass nicht mehr erforderliche Daten über Sie bei uns gelöscht werden,
- dass unter bestimmten Bedingungen die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt wird und
- Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format zu erhalten (Übertragbarkeit).
Möchten Sie eines Ihrer Rechte in Anspruch nehmen, dann wenden Sie sich bitte an den Verantwortlichen bzw. an den Datenschutzbeauftragten (siehe oben).
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. In Nordrhein-Westfalen:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Telefon: 0211/38424-0